1. Inleidende bepalingen

In aansluiting op artikel 16 der statuten van Koninklijke Olvac vzw (hierna Olvac genoemd) wordt huidig Reglement van Inwendige Orde (hierna RIO genoemd) van kracht. Het huidig huishoudelijk reglement is slechts een uitwerking en een verduidelijking van de van kracht zijnde statuten van de vzw. Bij tegenstrijdigheid tussen de statuten en het huishoudelijk reglement hebben de statuten voorrang. De wijzigingen of aanvullingen worden door de Raad van Bestuur bij gewone post opgestuurd.

2. Structuur van de vereniging

Volgens het hierbijgevoegd organigram, dat aldus een integrerend deel uitmaakt van dit RIO, bestaat de vereniging uit :

  • Een Algemene Vergadering, bestaande uit de Werkelijke Leden
  • Een Raad van Bestuur , verkozen door de Algemene Vergadering uit de Werkelijke Leden, bestaande uit een voorzitter, 2 ondervoorzitters, een secretaris, een penningmeester en een jeugdverantwoordelijke.
  • Een Dagelijks Bestuur, bestaande uit leden van de Raad van Bestuur en de voorzitters van de verschillende comités. Deze worden jaarlijks verkozen door de raad van Bestuur.

2.1 Vergaderingen

2.1.1. Algemene Vergadering


De Voorzitter van de Raad van Bestuur leidt de vergaderingen en de leden van de Raad vormen het bureau. Bij afwezigheid van de Voorzitter wordt de zitting geleid door de ondervoorzitter(s) en bij afwezigheid van deze door de oudst benoemde bestuurder

De agenda van de jaarlijkse Algemene Vergadering zal onder meer volgende punten bevatten:

  1. Het nazicht van de samenstelling van de leden.
  2. De aanvaarding , uitsluiting of schrapping van de Werkelijke Leden .
  3. Het verslag van de Raad van Bestuur.
  4. Goedkeuring van bestuursbesluiten, die onder de gewone Algemene Vergadering vallen.
  5. Goedkeuring van de balans met décharge van de beheerders.
  6. Bespreking en goedkeuring van de begroting voor het volgend boekjaar.
  7. Goedkeuring van de overeenkomsten of benoemingen gedaan door de Raad van Bestuur
  8. Verkiezing van de nieuwe bestuurders.
  9. Ingeschreven interpellaties en voorstellen.

2.1.2 Dagelijks Bestuur


Deze vergadering heeft plaats elke maand of wanneer de werking van de vereniging dit vereist. Deze vergadering oefent de dagelijkse werking van de vereniging uit, controleert en coördineert de werking van de verschillende comités. Deze vergadering wordt bijgewoond door de leden van de Raad van Bestuur en alle voorzitters van elk comité, welke werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur. Bij beslissingen beslist de vergadering met een gewone meerderheid van de aanwezige leden. De voorzitter van de vereniging is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur.

3. Taakomschrijving bestuursleden

3.1 Raad van Bestuur

Met uitsluiting van alle andere organen heeft de Raad van Bestuur de meest volstrekte macht en al hetgeen niet uitdrukkelijk voorbehouden wordt door de statuten of door de wet aan de Algemene Vergadering valt onder de bevoegdheid van de Raad van Bestuur.

3.2 Voorzitter

De voorzitter houdt algemeen toezicht op de werking van de vereniging. Zijn werkingsmodaliteiten zijn grotendeels bepaald door de statuten. Hij houdt ook toezicht op de financiële activiteiten van de schatbewaarder. Ingeval beide functies gecumuleerd worden, wordt dit toezicht uitgeoefend door de Raad van Bestuur. Hij vertegenwoordigt de vzw op alle sportieve en officiële gelegenheden welke hij rechtens of op uitnodiging bijwoont. Hij behoud zich het recht om alle vergaderingen van de comités bij te wonen.

3.3 Ondervoorzitter(s)

De Raad van Bestuur kiest onder de bestuurders 2 ondervoorzitters, waarvan er één wordt belast met de leiding van de seniorenwerking en één belast met de leiding van de jeugd. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. Ingeval van definitief verdwijnen van de voorzitter wordt hij voorzitter ad interim, tot een nieuwe voorzitter verkozen wordt. In deze functie is hij dus eveneens gehouden algemeen toezicht uit te oefenen op de werking van de vereniging. Ingeval er twee ondervoorzitters zijn, zal de Raad van Bestuur bepalen wie voorzitter ad interim wordt.

Zij hebben volgende taken:

  1. beheer van het ledenbestand
  2. organisatie van de kernen
  3. maximale speelmogelijkheid voor iedereen
  4. opvolgen van lidgelden
  5. zorgen voor een sportief beleid in de club
  6. zorgen voor begeleiding en trainers
  7. opvolgen van schorsingen en zware incidenten t.o.v. de federatie

3.4 Penningmeester

De penningmeester is statutair bepaald een lid van de Raad van Bestuur. Zijn taken zijn de volgende:

  1. uitvoeren van de boekhouding: minstens een ingaven en uitgaven boek bijhouden
  2. innen van alle bedragen
  3. uitvoeren van betalingen
  4. zorg dragen voor het financieel beheer
  5. voorleggen van een financieel overzicht per kwartaal t.o.v. de Raad van Bestuur
  6. opstellen van de jaarlijkse balans van vzw O.L.V.A.C. voetbalclub
  7. voorleggen van de balans en begroting van de vzw O.L.V.A.C. op de Algemene Vergadering
  8. opstellen van de jaarrekening
  9. invullen belastingbrief vzw O.L.V.A.C.

3.5 Secretaris

De secretaris is statutair bepaald een lid van de Raad van Bestuur. Hij heeft volgende taken (niet limitatief):

  1. de gehele administratieve werking van de vereniging te organiseren en waar nodig te begeleiden. Hierdoor staat hij aan het hoofd van het comité Administratie.
  2. verzorging van de administratieve diensten
  3. opvolging van de reglementen
  4. opmaken en verspreiden van de lidkaarten
  5. opvolging van de medische controle
  6. opvolging van de verzekeringsdossiers

3.6 Jeugdverantwoordelijke

Zijn taak is de volgende:

  1. uitstellen en /of verplaatsen van wedstrijden
  2. administratieve taken binnen de jeugd
  3. het organiseren en inschrijven van jeugdtornooien
  4. het coördineren van de cross binnen de club

4. Werking comités

4.1 Algemeenheden

4.1.1 Aan het hoofd van elk comité staat een comitévoorzitter, die deel uitmaakt van het Dagelijks Bestuur . Zijn taak bestaat erin te zorgen voor de goede werking van het comité. Hij kan steeds binnen zijn comité regulerend optreden. Ingeval bepaalde problemen niet opgelost kunnen worden, dient deze laatste de zaak voor te leggen aan de Raad van Bestuur.

4.1.2 Elk comitévoorzitter dient steeds verslag uit te brengen bij Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur dient op de hoogte gebracht te worden van alle storende communicatie tussen twee of meer verantwoordelijken, welke betrekking heeft of kan hebben op de goede werking van de club.


4.1.3 Een comitélid kan zich niet verbinden in naam van de club tegenover andere leden of derden. Enkel de Raad van Bestuur is hiertoe gemachtigd.


4.1.4 Van elke vergadering dient per comité een verslag opgemaakt te worden en afgegeven op de daaraansluitende Raad van Bestuur. Beslissingen die op dergelijke bijeenkomsten genomen werden, zijn enkel van kracht na goedkeuring van de Raad van Bestuur.

4.2.Verantwoordelijkheden en taken van de comités

4.2.1 Comité Administratie

  1. beheert de verzekeringsdossiers
  2. beheert het ledenbestand; dus zorgt ook voor de aansluiting en schrapping van leden
  3. verzorgt de info kalender
  4. heeft als communicatiemiddel de website

4.2.2 Comité Financieel beheer

  1. beheert alle financiële transacties
  2. zorgt eventueel voor sponsoring

4.2.3 Comité Feestaangelegenheden

  1. werkt samen met de RvB bij de organisatie van nevenactiviteiten van de club
  2. staat in voor de organisatie van volgende evenementen : diner, dansavond, receptie, BBQ
  3. zorgt desgevallend ook voor steun bij de organisatie van andere nevenactiviteiten van de club

4.2.4 Comité Interne Relaties

  1. zorgt voor de opvolging van de VZW
  2. beschikt over juridisch advies
  3. beheerst de conflicten via een crisiscel

4.2.5 Comité Externe Relaties

  1. heeft een vertegenwoordiger van de club bij KVV
  2. brengt op de RvB en het Dagelijks Bestuur regelmatig verslag uit van alle punten, welke de club aanbelangen
  3. heeft een afgevaardigde voor de scheidsrechters in haar rangen
    1. vertegenwoordigt de scheidsrechters op vergaderingen van de club
    2. werkt eveneens samen met de KVV-verantwoordelijke inzake alle aspecten eigen aan het scheidsrechterswezen
    3. zorgt ervoor dat alle scheidsrechters een uitrusting van de club bekomen
    4. zorgt ieder jaar voor een present of erkenningsdaad.
    5. heeft ook nog een terreinverantwoordelijke, met volgende taken:
      • staat in voor het onderhoud van de terreinen
      • werkt hiervoor nauw samen met Mariënborgh vzw
      • bepaalt de al dan niet bespeelbaarheid van de terreinen
      • stelt jaarlijks een schema op met uit te voeren werken
    6. heeft een vertegenwoordiger voor het college
    7. heeft een proost

4.2.6 Comité Jeugdwerking

  1. verantwoordelijkheden: het regelen van alle geschillen i.v.m. het jeugdvoetbal binnen de club zoals ploegopstelling, overplaatsen van spelers, klachten van ouders en individuele problemen met jeugdspelers.
  2. tevens kan het comité voorstellen uitwerken en formuleren om ze ter goedkeuring voor te leggen aan het Dagelijks bestuur, eventueel via de RvB

  3. de jeugdvoorzitter bepaalt het beleid. Dit wordt kenbaar gemaakt aan de RvB voor het lopend seizoen. De RvB keurt dit goed. Verder heeft hij de taken, zoals bepaald in art.3.3.

  4. zorgt ervoor dat spelers vergezeld zijn van iemand van het bestuur, telkens zij moeten verschijnen voor de tuchtcommissie van de KVV

  5. heeft een sportcoördinator in haar rangen met volgende taken:
- staat in voor de coördinatie van de jeugdtrainingen
- tracht als dusdanig mee het jeugdbeleid van de club te bepalen en de resultaten ervan op te volgen
- heeft regelmatig contact met de hoofdbegeleiders van de onderscheiden jeugdcategorieën
- organiseert evaluatie avonden met de verschillende trainers en begeleiders
- is rechtstreeks contactpersoon tussen de RvB en de onderscheiden begeleiders en trainers
- houd een rapport bij van de aanwezigheden van de trainers op training
- meld aan de Raad van Bestuur, de buitensporigheden op training

  6. heeft een eigen jeugdadministrator, belast met
- uitstellen en /of verplaatsen van wedstrijden
- administratieve taken binnen de jeugd
- het organiseren en inschrijven van jeugdtornooien
- het coördineren van de cross binnen de club.

4.2.7 Comité Seniorenwerking

  1. verantwoordelijkheden : het regelen van alle geschillen i.v.m. het seniorenvoetbal binnen de club zoals ploegopstelling, overplaatsen van spelers.

  2. tevens kan het comité voorstellen uitwerken en formuleren om ze ter goedkeuring voor te leggen aan het Dagelijks Bestuur, eventueel via de RvB

  3. de seniorenvoorzitter bepaalt het beleid. Dit wordt kenbaar gemaakt aan de RvB voor het lopend seizoen.  De RvB keurt dit goed. Verder heeft hij de taken, zoals bepaald in art.3.3.

  4. zorgt ervoor dat spelers vergezeld zijn van iemand van het bestuur, telkens zij moeten verschijnen voor de tuchtcommissie van de KVV

  5. zorgt voor de aanduiding van één of meerdere personen voor de selectie Kern 1 en Reserven

  6. er kan een aparte verantwoordelijke aangeduid worden voor de veteranen

4.2.8 Comité Materiaalbeheer

  1. staat in voor aankoop van het sportmateriaal van de club

  2. zorgt voor de verdeling van dit materiaal aan de verschillende elftallen`
  3. volgt nauwgezet ev. verlies of beschadigingen van het materiaal op en rapporteert misbruiken aan de RvB

  4. verzamelt op het einde van het seizoen alle materiaal en uitrusting, welke eigendom van de club zijn

  5. stelt op het einde van het seizoen een staat op van te voorziene kosten en aankopen voor het volgende seizoen aan de RvB

5. Plichten van leden bij aanvaarding van hun taak of het lidmaatschap

5.1 Algemeen

Bij aanvaarding van een specifieke taak of het lidmaatschap verbinden de leden zich ertoe het algemeen doel van de vereniging te volgen. Tevens zijn zij ertoe gebonden alle beslissingen van de binnen de club bevoegde instellingen te respecteren en op te volgen.

Alle leden aanvaarden onderhavige punten. Ingeval van het niet voldoen aan deze voorschriften, kan de verantwoordelijke zonder voorbehoud sancties uitoefenen. Bij herhaaldelijke of zware inbreuken op het reglement kunnen bijkomende sancties opgelegd worden in samenspraak met de RvB.

5.2 Bestuursleden

Bij de aanvaarding van zijn mandaat dient elk bestuurslid in staat te zijn dit mandaat naar behoren te kunnen vervullen. Elk lid van de RvB verbindt zich ertoe alle vergaderingen bij te wonen. Ingeval van belet dient hij de voorzitter of een ander bestuurslid hiervan op voorhand te verwittigen. Bij regelmatige afwezigheid dient hij zich te verantwoorden voor de RvB, die dan over eventueel te nemen maatregelen kan beslissen.

5.3 Begeleiders

De begeleiding en het toezicht vangen aan een half uur voor de wedstrijd en duurt tot de spelers de kleedkamers verlaten hebben na de wedstrijd. Bij wedstrijden op verplaatsing is dit vanaf de samenkomst aan onze terreinen tot de terugkeer op deze plaats. Verder staan zij in voor volgende taken:

  1. controleren voor de wedstrijd of de kleedkamers volledig in orde zijn en zoniet, dit melden aan het bestuur. Na de wedstrijd staat hij tevens in voor de reiniging van de beide gebruikte kleedkamers
  2. hij is verantwoordelijk voor het hem ter beschikking gestelde materiaal
  3. ervoor zorgen dat zijn team in een gelijke en correcte uitrusting het veld betreedt; tevens ervoor zorgen dat de kledij van het team wekelijks gewassen wordt
  4. administratief alles regelen: scheidsrechtersblad, spelerskaarten en identiteitskaarten
  5. bij een ongeval zorgen voor de nodige verzekeringspapieren
  6. op het einde van het seizoen alle bekomen materialen en uitrusting terugbezorgen aan de materiaalmeester
  7. hij zorgt ervoor dat geen enkele speler onder één of andere nefaste invloed komt te staan. Roken in de cabine en overdaad aan alcohol bij minderjarigen zijn ten strengste verboden bij Olvac. Indien daarop inbreuk wordt gepleegd meld hij dit aan het bestuur.

5.4 Terreinafgevaardigde

Hij is tegenover de scheidsrechter de enige verantwoordelijke voor de goede orde rond het voetbalveld. Hij mag de taak begeleider en terreinafgevaardigde samen uitoefenen. Hij moet minstens 18 jaar zijn, aangesloten bij de club, in het bezit zijn van een KVV-lidkaart en mag niet geschorst zijn als speler, bestuurslid of scheidsrechter. Hij belast zich met volgende taken:

  1. altijd neutraal blijven in commentaar en gedrag, ook als men tegelijk begeleider is
  2. minstens 30 minuten voor de wedstrijd aanwezig zijn
  3. van bij de aanvang van zijn taak een witte armband dragen
  4. zorgen voor een verbandkist, water en spons in de neutrale zone en eventueel hulp verlenen aan een gekwetste spelen
  5. zorgen voor de bescherming van de scheidsrechter(s)
  6. de scheidsrechter(s) ontvangen begeleiden en ervoor zorgen dat zij voor, tijdens en na de wedstrijd datgene verkrijgen waarop ze recht hebben (geld, drank, eten)
  7. verzorgt het contact met de scheidsrechter(s) zolang deze aanwezig is

5.5 Toetredende of spelende leden

Alle spelende leden verbinden zich ertoe hun lidgeld te betalen voor aanvang van het seizoen. Tevens aanvaarden zij hierdoor dit RIO en gaan akkoord met volgende punten:

  1. een Olvac-lid gedraagt zich als een sportman, correct en fair .
  2. hij draagt zorg voor het materiaal en de accommodaties, hem ter beschikking gesteld door de club
  3. hij gaat akkoord met de opstelling der ploegen en een mogelijk beurtrolsysteem
  4. ieder speler van kompetitiewedstrijden doet mee aan een beurtrol voor het wassen der uitrusting en het kuisen van de kleedkamers
  5. hij gaat akkoord met het reglement van KVV;

Verder verbinden zij zich eveneens tot volgende taken:

  1. ploegenkapiteins : aanwezig zijn op de Academisch Zitting van het Verbond en op de bekeruitreiking van de gemeentelijke Kampioenen, indien het elftal laureaat is.

6. Diverse

6.1 Activiteiten georganiseerd in naam van de club, welke niet rechtstreeks te maken hebben met de vaste voetbalkalender, dienen minimum 14 dagen op voorhand aangevraagd te worden aan de RvB via de comitévoorzitter. Dergelijke activiteit dient eveneens 14 dagen op voorhand aangegeven te worden bij de verantwoordelijke Verzekeringen.

6.2 De Raad van Bestuur wijst alle verantwoordelijkheid af voor welke schade ook, zowel binnen als buiten de lokalen van de VZW , zowel in geval van diefstal, opzettelijke of niet-opzettelijke vernieling en ook voor alle schade die derden oplopen in en buiten de beoefening van de activiteiten van de vereniging. Alle leden zien uitdrukkelijk af van alle verhaal tegen zowel de vereniging als tegen de beheerders voor alle schade die niet onmiddellijk voortvloeit uit een zware fout, die toe te schrijven is aan de vereniging, of één van haar aangestelde; in het bijzonder zien zij af van alle verhaal tegen de vereniging voor schade , die voortvloeit uit het feit van een derde , of als die toe te schrijven is aan toeval of overmacht.

7. Normen en waarden bij Olvac.

Ieder lid van O.L.V.A.C., ongeacht zijn/haar hoedanigheid, dient te handelen en zich te schikken naar de waarden en normen van de club

7.1 Vriendschap en samenhorigheid: bij Olvac moet iedereen zich thuis kunnen voelen. Allen die betrokken zijn bij Olvac, werken mee bij de organisatie van de sportieve en extra sportieve activiteiten teneinde onze samenhorigheid te versterken.

7.2 Orde, tucht en sportiviteit zijn belangrijke opvoedkundige waarden: wanorde (b.v. rommel achterlaten in kleedkamers, shoes uitkloppen in kleedkamer), gebrek aan tucht (b.v. ruzie maken, pestgedrag, niet luisteren naar trainingcoördinator/trainer/ ploegafgevaardigde) kunnen aanleiding geven tot sancties.
De winnersmentaliteit zal echter nooit overheersen op de sportiviteit in het besef dat sport en sportiviteit steeds gepaard gaan. Onze tegenspelers zijn tegenstrevers, zeker geen vijanden. Brutaal roepen op veld of langs de zijlijn en onsportief gedrag (b.v. iemand uitlachen, zware overtredingen begaan, met de scheidsrechter in de clinch gaan, de scheidsrechter beledigen) kunnen dus niet! Elke niet-naleving van deze (voor Olvac) basisnormen kan aanleiding zijn voor een disciplinaire sanctie. Herhaaldelijk overtreden van deze sportieve regels kan aanleiding geven tot tijdelijke of definitieve verwijdering uit onze voetbalvereniging; elke begeleider ziet erop toe dat zo’n verwijdering niet nodig is. Sportiviteit dwingen we zelf af door onze sportieve houding!

7.3 Respect: we hebben respect jegens elkaar en we respecteren de hiërarchie die binnen de club bestaat, in het bijzonder het gezag van bestuursmensen; trainers en begeleiders. We respecteren ook spelers en supporters van andere ploegen; we respecteren tijdens een match het gezag van de scheidsrechter(s) en steunen hem, indien nodig; we respecteren eveneens de infrastructuur en sportmateriaal.

7.4 Zelfbeheersing: we beheersen ons en we onthouden ons van elke vorm van agressiviteit, zowel fysiek als verbaal of andere communicaties blijven correct als we opmerkingen maken of commentaar geven. Niemand maakt racistische of persoonlijke kwetsende opmerkingen.

7.5 Voetbal is een ploegsport: de beleefdheid gebiedt dus nooit afwezig te zijn zonder voorafgaande en zo tijdig mogelijke verwittiging en, indien mogelijk, mét een vervangoplossing voorhanden te hebben.

7.6 Voetbalmateriaal: In elke voetbalzak zitten voldoende voetbalshirts voor alle spelers, zoveel armbanden als er begeleiders zijn, een kapiteinsband en een matchbal. De begeleider is verantwoordelijk voor de constante inhoud hiervan, het hele seizoen lang; bij het einde van het voetbalseizoen wordt de volledige voetbalzak terug ingeleverd; indien een ploeg hierover niet beschikt, gelieve de jeugdverantwoordelijke te verwittigen.

Na elke training als na elke (thuis)wedstrijd wordt alle gebruikte materiaal (b.v. hesjes, oefenballen, potjes, emmer, spons, verbanddoos, kleine goals, ontleende “passe-partout” sleutel) opnieuw verzameld, op zijn oorspronkelijke plaats teruggelegd en achter slot geplaatst.

De trainer en/of de begeleider ziet er steeds op toe dat de kleedkamer, ook die van en/of bij de tegenstander, in ordentelijke toestand wordt achtergelaten;

7.7 Algemene wedstrijdformaliteiten: uiterlijk 30’ voor aanvang van de wedstrijd is iedereen aanwezig; het wedstrijdblad moet behoorlijk ingevuld (in hoofdletters) 15’ voor aanvang van de wedstrijd bij de scheidsrechter ter controle liggen, samen met het boekje lidkaarten, bij voorkeur in volgorde gerangschikt volgens de spelers vermeld op het wedstrijdblad (vanaf cadetten worden er ook de identiteitskaarten bijgevoegd, eveneens in volgorde); op het wedstrijdblad wordt voor de naam van elke speler ook zijn rugnummer vermeldt indien met rugnummer gespeeld wordt (dit is slechts verplicht vanaf de cadetten); na het matcheinde wordt het wedstrijdblad ondertekend en het exemplaar voor ons bestemd meegenomen en voor zondagavond op Mariënborgh afgegeven of in het daartoe bestemd houten bakje gelegd;

7.8 Bijkomende wedstrijdformaliteiten bij thuiswedstrijden: de bezoekersploeg en scheidsrechter wordt door de begeleider verwelkomd bij aankomst; de scheidsrechter wordt betaald volgens het tarief dat hij vraagt én vermeldt op het wedstrijdblad zelf (onkostendetail bij te houden en in te dienen voor terugbetaling op het einde van het seizoen); bij die gelegenheid wordt hem gevraagd wat hij wenst te drinken tijdens de rust; de begeleider staat in voor het tijdig ter beschikking hebben van de dranken (voor scheidsrechter, bezoekende en eigen ploeg) bij het rustsignaal; na elke match onderhoudt de begeleider zich met de scheidsrechter, die dit op prijs stelt, in het cafetaria; de scheidrechter heeft na de match recht op één drankje en één broodje naar keuze .Elke discussie op het wedstrijdverloop en/of –fasen wordt hierbij vermeden; tot en met de miniminiemen ziet de begeleider erop toe dat de kleine goals tijdig op de juiste plaats staan én dat deze vastgehecht zijn met de nodige pinnen;

7.9 Ploegwijzigingen: eens de ploegindeling bij de jeugdelftallen definitief is (in A-B-C) wisselen spelers niet meer van de ene ploeg naar de andere zonder voorafgaande kennisgeving/overleg/akkoord van elke betrokken begeleider en/of trainer; spelers van een andere ploeg worden nooit zelf rechtstreeks gecontacteerd; binnen eenzelfde ploeg is het de bedoeling dat alle spelers gelijke speelkansen hebben; vanaf de miniemen wordt bij voorkeur met een vaste kapitein gespeeld; het is de taak van de begeleider om er elke week voor te zorgen dat een volledige ploeg samengesteld kan worden;

7.10 Communicatie naar spelers: afspraken qua plaats, dag en uur van wedstrijd, qua hoe er te geraken, etc. worden door de trainer en/of begeleider gemaakt met de (ouders van de) spelers; bij voorkeur wordt een vast communicatiekanaal gekozen (b.v. briefje, telefoon, e-mail);

7.11 Mariënborgh: Olvac streeft een heel goede samenwerking na met Mariënborgh en voert vriendschap en samenhorigheid hoog in het vaandel. Daarom moedigt het bestuur elke ploeg aan minstens éénmaal per seizoen, geheel vrijblijvend en tegen betaling, op Mariënborgh een etentje te organiseren voor de spelers van de ploeg en hun ouders. De begeleider onderhandelt vooraf met de uitbater van het cafetaria de beste prijs;

7.12 Lidgelden: de begeleider zal desgevallend gevraagd worden ouders van jeugdspelers of de seniorenspelers te contacteren om eventuele achterstallige lidgelden te innen. Mocht de begeleider weet hebben van eventuele betalingsmoeilijkheden voor sommige spelers, wordt hem discreet verzocht iemand van het Olvac-bestuur hiervan op de hoogte te willen brengen;

7.13 Conflicten: Als conflicten ontstaan en de gekozen normen en waarden van Olvac niet gerespecteerd worden, kan de betrokkene(n) uitgenodigd worden voor een gesprek, afgezien van de toepassing van andere maatregelen voorzien in de Statuten en Reglementen.